Vergelijking
Wanneer volstaat Word of Excel voor je keuringsrapport en wanneer heb je software nodig?
Bijna iedere zelfstandige keurder begint met een Word-sjabloon en een spreadsheet voor de herstelkosten. Dat werkt prima, tot het aantal opdrachten groeit en je avonden opgaan aan opmaak en aan het zoeken naar de juiste foto. Hieronder staan Word, Excel en keuringssoftware nuchter naast elkaar, met wat elke werkwijze oplevert en waar zij vastloopt.
Wat je eigenlijk vergelijkt
De vraag waarin je je rapport maakt lijkt een vraag over gereedschap, maar het is een vraag over je werkproces. Tussen de laatste foto in de kruipruimte en het rapport in de mailbox van de koper zitten vijf handelingen: waarnemen, ordenen, formuleren, rekenen en opmaken. Elk hulpmiddel is sterk in een deel daarvan en laat de rest aan jou.
Beoordeel een werkwijze daarom op vier punten die je in je eigen agenda terugziet: hoeveel tijd zij kost na de inspectie, hoe goed zij je waarneming vasthoudt, hoe snel je een dossier een jaar later terugvindt, en hoe hard je onderbouwing is als iemand er vragen over stelt.
De maat waarin je meet
- Doorlooptijd: de tijd tussen het einde van de inspectie en het verzonden rapport.
- Herhaalbaarheid: zien twee keuringen van hetzelfde type woning er hetzelfde uit?
- Vindbaarheid: hoe snel heb je het volledige dossier van een adres op tafel?
- Bewijskracht: kun je maanden later laten zien wat je zag, waar je stond en wanneer.
- Overdraagbaarheid: kan een collega jouw dossier oppakken zonder jouw uitleg?
Word: vertrouwd, vrij en traag aan het eind
Word is de standaard omdat het geen leercurve heeft en omdat een rapport er precies zo uitziet als jij wilt. Je bepaalt zelf de koppen, de marges, de bijlagen en de toon van je vaste teksten. Voor een keurder die een paar keuringen per week doet, is dat lang goed genoeg.
De pijn zit in de laatste stap. Foto's uit de telefoon moeten worden geselecteerd, gedraaid, geschaald en bij de juiste bevinding gezet. Wie dat met de hand doet, verliest per rapport een fors deel van de avond, en dat is precies de tijd waarin de opmaak belangrijker wordt dan de inhoud.
Een tweede punt is sluipende verandering. Een sjabloon dat je per rapport een beetje aanpast, verandert langzaam van gedaante. Na een jaar bestaan er meerdere versies van je paragraaf over uitgangspunten en beperkingen, en weet je niet meer welke de laatste is. Hoe je die vaste onderdelen stevig neerzet, staat in de gids over de opbouw van een aankoopkeuringsrapport.
Wanneer Word nog steeds de beste keuze is
Bij een laag volume, bij sterk afwijkende opdrachten en bij rapporten die vooral uit lopende tekst bestaan, is Word moeilijk te verslaan. Een expertiserapport na schade of een second opinion op andermans keuring vraagt om vrij schrijven, niet om invulvelden.
Excel: sterk in rekenen, zwak in verhaal
Excel is de natuurlijke plek voor je kostenraming. Je zet posten onder elkaar, je rekent met eenheidsprijzen en hoeveelheden, je maakt subtotalen per termijn en je past een bandbreedte toe zonder dat je iets met de hand hoeft op te tellen. Wie zijn prijzen jaarlijks bijwerkt, houdt op deze manier grip.
Waar Excel tekortschiet is de koppeling met de waarneming. Een bedrag zonder de bijbehorende foto en zonder de zin die uitlegt wat je zag, is een getal zonder herkomst. Kopers en verkopers gaan over die getallen onderhandelen, dus zij moeten aan een bevinding vastzitten. Wat een raming nodig heeft om te blijven staan, beschrijft het artikel over het onderbouwen van kostenramingen.
Daar komt een praktisch bezwaar bij: het overzetten van bedragen uit het spreadsheet naar het rapport is handwerk, en handwerk aan het einde van een lange dag is de plek waar typefouten ontstaan. Een verschoven decimaal in een raming valt op, maar een verwisselde post niet.
De combinatie die de meeste keurders draaien
In de praktijk werkt bijna niemand met een enkel hulpmiddel. De gangbare werkwijze is: aantekeningen op papier of in een notitie-app, foto's in de telefoon, kosten in Excel, tekst in Word, verzenden per e-mail, archiveren in mappen per adres. Die keten werkt, maar zij heeft vier overdrachtsmomenten en op elk daarvan kan informatie verdwijnen.
Het bekendste verlies is de foto zonder context. Zestig foto's van een woning zeggen op de avond van de keuring nog iets, twee dagen later niet meer. Zonder een aanduiding van ruimte, bouwdeel en richting weet je van de helft niet meer waarom je hem maakte.
Een rapport is niet de optelsom van je bestanden, maar de vertaling van je waarneming. Elke handmatige overdracht tussen bestanden kost een stukje van die waarneming.
Keuringssoftware: wat je wint en wat je opgeeft
Keuringssoftware draait de volgorde om. Je legt ter plaatse vast en het rapport ontstaat daaruit. Een bevinding krijgt meteen een locatie, een classificatie, een foto en een kostenpost, en het rapport is de weergave van die verzameling. Dat is de gedachte achter de rapportmodule van Aankoopkeuring Pro: onderweg vastleggen, thuis nalezen en verzenden.
De winst zit vooral in de avond. De selectie van foto's, het plaatsen ervan, het optellen van de raming en het opmaken van het document gebeuren niet meer met de hand. Wat overblijft is redigeren, en dat is het werk waar je als keurder waarde toevoegt.
Je geeft ook iets op. Een sjabloon in software is minder vrij dan een leeg Word-document. Je bent gebonden aan de structuur die je zelf hebt ingericht, en die structuur aanpassen kost aan het begin tijd. Verder maak je jezelf afhankelijk van een leverancier, met alles wat daarbij hoort: beschikbaarheid, prijs en de vraag of je je gegevens weer meekrijgt.
De vragen die je een leverancier stelt
- Kan ik alle dossiers, foto's en rapporten exporteren in een leesbaar formaat, ook als ik stop?
- Werkt de app offline in een kruipruimte of op zolder, en gaat er niets verloren zonder bereik?
- Waar staan de gegevens, en ligt er een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die voorschrijft?
- Kan ik mijn eigen prijzenlijst, classificaties en vaste teksten gebruiken?
- Wat gebeurt er met een rapport dat ik al verstuurd heb, blijft de verzonden versie ongewijzigd bewaard?
De drie werkwijzen naast elkaar
| Punt | Word | Excel | Keuringssoftware |
|---|---|---|---|
| Vrije opmaak | Volledig | Beperkt | Binnen je eigen sjabloon |
| Rekenen aan herstelkosten | Handmatig | Sterk | Ingebouwd per bevinding |
| Foto's plaatsen | Handwerk | Niet geschikt | Automatisch bij de bevinding |
| Werk ter plaatse | Nauwelijks | Nauwelijks | Kern van het gereedschap |
| Dossier per adres | Mappen | Mappen | Een dossier met alle versies |
| Instapkosten | Laag | Laag | Inrichten kost tijd |
| Afhankelijkheid | Geen | Geen | Van de leverancier |
Wat de administratie hoe dan ook van je vraagt
Welke werkwijze je ook kiest, je blijft ondernemer met een bewaarplicht. De administratie moet zeven jaar bewaard blijven; voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Dat is geen argument voor of tegen software, maar wel voor een archief dat je zonder zoekwerk kunt openen.
Je verwerkt bovendien persoonsgegevens. Naam en adres van de opdrachtgever, foto's van een woning en soms van de inboedel vallen onder de AVG, die sinds 25 mei 2018 van toepassing is. Werk je met een leverancier die jouw dossiers opslaat, dan is die partij verwerker en hoort daar een verwerkersovereenkomst bij op grond van artikel 28 AVG. Gaat er iets mis, dan geldt een meldtermijn van 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert.
Ook je facturatie loopt mee. Een factuur moet onder meer een factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, je btw-identificatienummer en een omschrijving van de dienst bevatten. Op keuringen breng je het algemene btw-tarief van 21 procent in rekening, tenzij je onder de kleineondernemersregeling valt met een omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar.
Wanneer welke keuze verstandig is
Doe je enkele keuringen per maand naast ander werk, dan is Word met een spreadsheet ernaast een verdedigbare keuze. De inrichting van software verdient zich dan niet terug en je mist de routine om er snel in te worden.
Doe je meerdere keuringen per week, dan verschuift de rekensom. De tijd na de inspectie is dan je grootste kostenpost, en die tijd is met vaste structuren, standaardbevindingen en een gekoppelde prijzenlijst het best te verkorten. Hoe die dag er stap voor stap uitziet, staat in het stappenplan van afspraak tot verzonden rapport.
Twijfel je, kies dan niet op gevoel maar op meting. Klok drie rapporten van begin tot eind, en splits die tijd in inspectie, schrijven, rekenen en opmaken. Is het aandeel opmaak groter dan het aandeel schrijven, dan werk je aan de verkeerde kant van je vak. Waarom die verhouding er zo toe doet, licht de auteur van deze kennisbank op zijn pagina toe.
Conclusie: kies op basis van je eigen uren
Er is geen werkwijze die voor elke keurder de beste is. Word geeft vrijheid, Excel geeft rekenkracht, keuringssoftware geeft doorlooptijd en een dossier dat compleet blijft. Wie weinig keuringen doet, houdt het eenvoudig; wie er veel doet, betaalt de prijs van handwerk elke avond opnieuw.
Aankoopkeuring Pro is gemaakt voor de tweede groep: vastleggen tijdens de inspectie, een raming die aan je bevindingen vastzit en een rapport dat nog dezelfde dag de deur uit kan. Wil je zien hoe je eigen sjabloon en prijzenlijst daarin passen, laat je situatie dan achter via het contactformulier, dan kijken we samen naar de omzetting.
