In welke stappen kom je van de inspectieafspraak tot het verzonden keuringsrapport?

Een keuring is pas afgerond als het rapport verzonden is, en tussen die twee momenten zit de hele werkdag van de keurder. Wie die dag in vaste stappen knipt, houdt de avond kort en levert toch een rapport waar niets in ontbreekt. Hieronder loopt de route van de eerste telefoontjes tot de verstuurde factuur, stap voor stap.

De dag valt uiteen in drie blokken

Het werk van een aankoopkeuring bestaat uit voorbereiden, waarnemen en verantwoorden. Die drie blokken lopen bij veel keurders door elkaar heen, en juist daar ontstaat de vertraging: je begint aan het rapport terwijl je nog aan het nadenken bent over wat je zag, en je bent nog aan het waarnemen terwijl je al aan het typen bent.

Scheid de blokken en de dag wordt voorspelbaar. Voorbereiden gebeurt voordat je aanbelt, waarnemen gebeurt in de woning met de telefoon in de hand, en verantwoorden gebeurt aan tafel met alles al vastgelegd. De acht stappen hieronder houden die scheiding vast.

De acht stappen en wat elke stap oplevert

Stap	Wat je doet	Wat het oplevert
1	Aanvraag aannemen	Een afgebakende opdracht met een prijs
2	Dossier vullen	Bouwjaar, plattegrond, energielabel, aandachtspunten
3	Aankomst en intake	Sleutels, toegang, verwachtingen en beperkingen
4	Inspectieronde	Bevindingen met foto's en locatie
5	Mondelinge terugkoppeling	Een koper die de hoofdlijn al kent
6	Rapport samenstellen	Conceptrapport met raming
7	Nalezen en verzenden	Vastgezette versie in de mailbox van de koper
8	Factureren en archiveren	Factuur verstuurd, dossier gesloten

Stap 1: de aanvraag aannemen en de opdracht afbakenen

De meeste aanvragen komen onder tijdsdruk binnen. Een koper heeft een bod uitgebracht onder voorbehoud van bouwkundige keuring en heeft nog een handvol dagen. Jouw eerste taak is niet plannen maar afbakenen: wat ga je wel bekijken en wat niet.

Leg in de bevestiging vast om welk adres het gaat, welke onderdelen binnen de opname vallen, dat het een visuele opname is zonder destructief onderzoek, wat het tarief is en wanneer het rapport er ligt. Vermeld het bedrag inclusief het algemene btw-tarief van 21 procent, of geef aan dat je onder de kleineondernemersregeling valt met de omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar.

Vraag meteen door op twee punten die je dag bepalen: is de kruipruimte bereikbaar en is er een luik, en komt de koper zelf mee. Beide antwoorden veranderen je planning en de vorm van je terugkoppeling.

Stap 2: de voorbereiding voordat je de deur uit gaat

Een keurder die onvoorbereid aanbelt, verliest tijd aan het uitzoeken van dingen die thuis op tafel hadden gelegen. Zet daarom voor elke keuring een klein dossier klaar met het bouwjaar, de woningsoort, de plattegrond uit de verkoopadvertentie en de bijzonderheden die de verkopende makelaar noemt.

• Het bouwjaar bepaalt waar je scherp op let: funderingstype, spouw, dakbeschot en de leeftijd van installaties.
• Het energielabel geeft een indruk van isolatie en installaties. Zo'n label is tien jaar geldig en is verplicht bij verkoop, verhuur en oplevering.
• Bij een appartement is de splitsing van belang: het onderhoud van casco en gevel loopt via de vereniging van eigenaars.
• Eerdere rapporten, een taxatie of een offerte van een aannemer geven aan waar de discussie al loopt.

Controleer ook je gereedschap: geladen accu's, lamp, vochtmeter, waterpas, meetlint, overall en handschoenen. Een lege telefoon halverwege de zolder kost je het halve dossier.

Stap 3: het eerste kwartier op locatie

Begin niet in de meterkast maar bij de mens. Vertel wat je gaat doen, in welke volgorde, hoe lang het ongeveer duurt en wat je niet doet. Zeg er in gewone woorden bij dat een visuele opname geen garantie is en dat wat achter afwerking zit onzichtbaar blijft.

Loop daarna één keer om de woning heen en één keer door de woning heen zonder iets vast te leggen. Die ronde zonder telefoon geeft je het beeld van het geheel: de stand van het metselwerk, de lijn van de goot, de plek waar het vocht vandaan zou kunnen komen. Pas daarna begin je met vastleggen.

Stap 4: de inspectieronde in een vaste volgorde

De volgorde die je aanhoudt is belangrijker dan welke volgorde het is. Wie altijd van laag naar hoog werkt, van kruipruimte naar nok, hoeft nooit terug te lopen en slaat nooit iets over. Welke onderdelen daarbij horen en wat je per onderdeel vastlegt, staat in de checklist voor de ronde van kruipruimte tot nok.

Leg elke bevinding meteen compleet vast, terwijl je ervoor staat. Een bevinding bestaat uit vier delen: wat je ziet, wat de vermoedelijke oorzaak is, wat het gevolg is als er niets gebeurt, en wat je adviseert. Aanvullen doe je nooit achteraf uit je hoofd, want dan schuift je waarneming ongemerkt op.

Fotograferen in drie afstanden

Maak van elk gebrek een foto van de ruimte, een foto van het bouwdeel en een detailfoto. Zonder de eerste twee weet niemand later meer waar de derde is genomen. Noteer per foto de ruimte en de kijkrichting, of laat je gereedschap dat automatisch bijhouden.

Onderweg zonder bereik

In een kruipruimte en op veel zolders is er geen dekking. Zorg dat je vastlegging daar tegen kan en dat niets verloren gaat tot je weer verbinding hebt. Dat is precies waarvoor de inspectie-app van Aankoopkeuring Pro is gebouwd: offline vastleggen, later synchroniseren met het dossier.

Stap 5: de terugkoppeling voordat je wegrijdt

Sluit af met een gesprek van een paar minuten, ook als de koper er niet bij was; dan bel je vanuit de auto. Noem de drie zwaarste punten, zeg welke daarvan om directe aandacht vragen en welke onderhoud op termijn zijn, en zeg wanneer het rapport komt.

Wees voorzichtig met bedragen aan de deur. Een getal dat je mondeling noemt, blijft in het hoofd van de koper hangen en gaat de onderhandeling in nog voordat jij je raming hebt opgebouwd. Houd het bij een orde van grootte en verwijs naar het rapport.

Wat je aan de deur zegt, is de samenvatting van je rapport. Zeg dus niets wat je later niet zwart op wit wilt zien staan.

Stap 6: het rapport samenstellen

Aan tafel begint het verantwoorden. Zet eerst alle bevindingen op volgorde van bouwdeel, controleer of elke bevinding een foto heeft en of elke foto bij een bevinding hoort, en gooi de dubbele opnamen weg. Pas als de bevindingen staan, ga je rekenen.

De kostenraming bouw je op met je eigen prijzenlijst, met een bandbreedte per post en met een verdeling naar termijn. Vermeld de uitgangspunten bovenaan het hoofdstuk, niet in een voetnoot. Hoe je die opbouw maakt zonder jezelf vast te leggen op één bedrag, beschrijft het artikel over het onderbouwen van kostenramingen.

Schrijf de samenvatting als laatste. Zij is het enige hoofdstuk dat iedereen leest, dus zij moet kloppen met de rest van het rapport, en niet andersom.

Stap 7: nalezen en verzenden

Laat het concept een half uur liggen en lees het daarna één keer door als koper, niet als keurder. Struikel je ergens over een vakterm, dan struikelt de lezer daar zeker.

1. Klopt het adres in de kop, en klopt de datum van de opname?
2. Staat de reikwijdte erin, met de plekken die je niet hebt kunnen zien?
3. Heeft elke bevinding een classificatie en een advies?
4. Telt de raming op, en staat erbij of bedragen inclusief of exclusief btw zijn?
5. Komt de samenvatting overeen met de zware bevindingen verderop?
6. Staan je gegevens, je handtekening en de versie van het rapport erin?

Verstuur het rapport als vastgezet bestand en bewaar precies die versie in het dossier. Komt er later een aanvulling, dan maak je een nieuwe versie met een eigen datum en laat je de oorspronkelijke ongemoeid. Zo kun je maanden later nog laten zien wat de koper werkelijk heeft gekregen.

Stap 8: factureren en archiveren

Stuur de factuur op de dag van verzending, want dan is de dienst vers. Zet erop wat er wettelijk op hoort: de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, je btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, een omschrijving van de keuring, de datum van levering, het bedrag per tarief en het btw-bedrag.

Voor de betaling geldt in beginsel een termijn van dertig dagen. Blijft betaling uit bij een particuliere opdrachtgever, dan hoort daar eerst een kosteloze aanmaning bij met een betaaltermijn van veertien dagen voordat je incassokosten in rekening mag brengen; die kosten volgen een wettelijke staffel met een minimum van veertig euro.

Sluit de dag af met het archief. Je administratie bewaar je zeven jaar, en gegevens over onroerende zaken tien jaar. Denk daarbij ook aan de AVG, die sinds 25 mei 2018 van toepassing is: je verwerkt namen, adressen en foto's van een woning. Slaat een leverancier die dossiers voor je op, dan is dat een verwerker en hoort daar een verwerkersovereenkomst bij op grond van artikel 28 AVG.

Waar de dag in de praktijk uitloopt

Uitloop ontstaat zelden tijdens de inspectie. Zij ontstaat in de avond, bij het zoeken naar de juiste foto, bij het overtypen van bedragen uit een spreadsheet en bij het opnieuw opmaken van een document dat is gaan schuiven. Welke werkwijze daarbij het beste past, weegt de vergelijking tussen Word, Excel en keuringssoftware af.

Meet het een keer eerlijk. Klok drie keuringen van aanvraag tot factuur en splits die uren in inspectie, schrijven, rekenen en opmaken. De post die je verrast, is de post waar je iets aan kunt doen. Waarom die verhouding het verschil maakt tussen een vak en een avondbaan, licht de auteur van deze kennisbank toe op zijn pagina.

Conclusie: dezelfde route, elke keuring opnieuw

Een rapport op de dag van de keuring is geen kwestie van sneller werken, maar van niet twee keer hetzelfde doen. Wie ter plaatse compleet vastlegt, hoeft aan tafel alleen nog te redigeren, en wie een vaste volgorde aanhoudt, hoeft nergens terug te lopen.

Aankoopkeuring Pro is gebouwd op precies die route: offline vastleggen tijdens de ronde, een raming die aan je bevindingen hangt en een rapport dat dezelfde avond de deur uit kan. Wil je weten hoe jouw sjabloon, je classificaties en je prijzenlijst daarin passen, laat je situatie dan achter via het contactformulier, dan lopen we je werkdag samen door.