Hoeveel bandbreedte moet je in een kostenraming aanhouden zonder dat je jezelf vastlegt?

De kostenraming is het hoofdstuk waar de koper als eerste naartoe bladert en waar de verkopend makelaar als eerste bezwaar tegen maakt. Een bedrag zonder uitgangspunten wordt in een onderhandeling gelezen als een prijs en niet als een raming. Zo neem je getallen op die de koper echt verder helpen en die jij maanden later nog kunt uitleggen.

Waarom dit hoofdstuk anders gelezen wordt dan de rest

De rest van je rapport beschrijft wat je hebt gezien. De kostenraming beschrijft wat er nog moet gebeuren, en dat is per definitie een inschatting. De koper leest die inschatting op het moment dat hij een bod moet doen, vaak met een financieringsvoorbehoud in het achterhoofd en soms met een aannemer aan de telefoon.

Daardoor krijgt elk getal in dat hoofdstuk een gewicht dat het inhoudelijk niet altijd kan dragen. Een bedrag voor gevelherstel wordt in de onderhandeling een claim ter hoogte van dat bedrag. Valt de offerte van de aannemer later hoger uit, dan komt de vraag bij jou terug.

De oplossing is niet om vager te worden. Een keurder die geen bedragen noemt, laat de koper met een half rapport achter en verschuift het probleem alleen maar. De oplossing is om de status van elk getal zo expliciet te maken dat niemand het kan verwarren met een offerte.

Drie soorten getallen, en waarom je ze nooit mengt

In de praktijk komen er drie verschillende soorten bedragen in een aankoopkeuringsrapport terecht. Ze hebben elk een andere hardheid en horen dus ook elk een eigen presentatie te krijgen.

• Indicatie. Een orde van grootte op basis van wat je hebt gezien, terwijl je de omvang van het werk niet kunt overzien. Denk aan een vermoeden van houtrot achter een betimmering die je niet mocht openen.
• Raming. Een bedrag met een bandbreedte, gebaseerd op een gemeten of geschatte hoeveelheid maal een eenheidsprijs uit je eigen lijst. Dit is het merendeel van je hoofdstuk.
• Overgenomen bedrag. Een prijs uit een offerte, een begroting van de vereniging van eigenaars of een meerjarenonderhoudsplan dat je hebt ingezien. Je neemt de bron letterlijk over en vermeldt welke bron dat is en van welke datum.

Zet in het rapport bij elk bedrag welk van de drie het is. Een kolom of een label van een enkel woord volstaat. Het kost je niets in tijd en het haalt het grootste deel van de latere discussie weg voordat die ontstaat.

De opbouw van een raming die standhoudt

Uitgangspunten vooraan, niet in een voetnoot

Begin het hoofdstuk met een korte lijst uitgangspunten. Het prijspeil met maand en jaar, of het om particulier werk gaat, of steiger en afvoer zijn meegerekend, of de bedragen inclusief of exclusief btw zijn, en dat het gaat om herstel van geconstateerde gebreken en niet om verbetering of verduurzaming.

Noteer in diezelfde lijst wat je niet hebt kunnen beoordelen. Een kruipruimte die niet toegankelijk was, een dakvlak dat je alleen vanaf de grond en vanuit een dakraam hebt bekeken, een meterkast die op slot zat. Die beperkingen bepalen de reikwijdte van je bedragen en horen er dus bij te staan.

Een bandbreedte in plaats van een enkel getal

Werk met een lage en een hoge waarde per post. De lage waarde geldt bij een gunstige uitvoering: goede bereikbaarheid, geen verrassingen achter het werk, een vakman uit de buurt zonder spoedopslag. De hoge waarde geldt als het tegenzit.

Een bandbreedte is geen slag om de arm, het is informatie. Het verschil tussen laag en hoog vertelt de koper hoeveel onzekerheid er in een post zit. Een dakgoot met een smalle bandbreedte en een fundering met een brede bandbreedte lezen daardoor anders, en dat is precies de bedoeling.

Termijnen die aansluiten op het besluit van de koper

Deel de posten in naar het moment waarop het werk nodig is. Drie termijnen zijn in de praktijk genoeg: direct noodzakelijk, binnen ongeveer vijf jaar, en op langere termijn. Tel per termijn op en geef daarnaast een totaal.

Die indeling doet twee dingen tegelijk. De koper ziet wat hij nodig heeft voor zijn financiering en wat hij kan uitsmeren over de jaren. En jij voorkomt dat een post voor kozijnvervanging over vijftien jaar in de onderhandeling als direct gebrek wordt opgevoerd.

Je eigen prijzenlijst, en hoe je die actueel houdt

Ramen wordt betrouwbaar zodra je met vaste eenheidsprijzen werkt in plaats van per rapport opnieuw te schatten. Bouw een lijst per soort herstel, met eenheid, lage prijs, hoge prijs en de aannames die bij de post horen.

De velden van een regel in je eigen prijzenlijst

Veld	Wat je vastlegt
Post	Korte omschrijving van het herstel, in de taal van het rapport
Eenheid	Per stuk, per strekkende meter, per vierkante meter of als stelpost
Bandbreedte	Lage en hoge eenheidsprijs, met prijspeil in maand en jaar
Aannames	Steiger, afvoer, bereikbaarheid, minimale opdrachtgrootte
Termijn	De termijn waarin deze post standaard valt
Btw	Of de eenheidsprijs inclusief of exclusief btw is

Herzie de lijst op een vast moment, bijvoorbeeld twee keer per jaar, en noteer de datum van de laatste herziening in het rapport zelf. Zo kun je later aantonen op welk prijspeil je destijds hebt gewerkt, ook als de markt intussen is veranderd.

Waar dit hoofdstuk in het geheel thuishoort en hoe het zich verhoudt tot je bevindingen, staat in de opbouw van een keuringsrapport dat de koper begrijpt.

Btw: de kleine vermelding die veel discussie scheelt

Het algemene btw-tarief is 21 procent. Voor een particuliere koper is dat het verschil tussen een raming die klopt en een raming die ruim een vijfde te laag uitvalt, want hij krijgt die btw niet terug.

Kies daarom een lijn voor het hele rapport en zet die lijn boven het hoofdstuk. Voor een particuliere koper is inclusief btw meestal de bruikbaarste keuze, omdat dat het bedrag is dat hij daadwerkelijk kwijt is. Wissel binnen een rapport nooit tussen inclusief en exclusief, ook niet in een enkele tabelregel.

Let daarnaast op je eigen kant van de factuur, want die staat er los van. Pas je de kleineondernemersregeling toe, dan breng je geen btw in rekening en trek je geen voorbelasting af; de omzetgrens daarvoor is 20.000 euro per kalenderjaar. Dat raakt je tarief, niet je raming, en die twee moeten in je administratie gescheiden blijven.

Appartementen: waar de vereniging je raming verandert

Bij een appartement is een groot deel van je posten geen zaak van de koper alleen. Onderhoud aan gevel, dak, fundering en gemeenschappelijke leidingen ligt bij de vereniging van eigenaars, en dat verandert de manier waarop je de bedragen presenteert.

Sinds 1 januari 2018 is een reservefonds verplicht op grond van artikel 5:126 BW. Het fonds wordt gevuld op basis van een meerjarenonderhoudsplan, of anders met ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar. De vereniging houdt bovendien jaarlijks ten minste een vergadering van eigenaars, waar de begroting wordt vastgesteld.

Praktisch betekent dat vier dingen voor je hoofdstuk:

1. Splits de posten in gemeenschappelijk en privé, en zeg erbij waarop je die splitsing baseert.
2. Vraag naar het meerjarenonderhoudsplan en de laatste jaarstukken, en noteer of je die hebt gekregen of niet.
3. Neem bedragen uit het onderhoudsplan over als overgenomen bedrag, met vermelding van de datum van dat plan.
4. Vermeld dat de koper via zijn maandelijkse bijdrage meebetaalt aan de gemeenschappelijke posten, ook als het bedrag niet in zijn eigen raming staat.

Zonder die splitsing ontstaat een dubbeltelling: de koper reserveert zelf voor een dakvervanging waarvoor de vereniging al spaart, of hij gaat er juist van uit dat alles gedekt is terwijl het fonds nauwelijks gevuld is.

Wat je bewaart, en hoe lang

Een raming leeft langer dan de dag waarop je hem verstuurt. Bewaar daarom niet alleen het rapport, maar ook de versie van je prijzenlijst die je toen gebruikte, de foto's met hun oorspronkelijke tijdstempel en de aantekeningen waarmee je hoeveelheden hebt bepaald.

Voor je administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar; voor gegevens over onroerende zaken is dat 10 jaar. Voor keuringsdossiers is die laatste termijn de veiligste maatstaf, want een keuring gaat per definitie over een onroerende zaak.

Houd ook in gedachten hoe lang bouwgebreken juridisch kunnen naijlen. Artikel 7:761 BW bepaalt dat rechtsvorderingen wegens een gebrek verjaren twee jaar na protest, en dat het recht in beginsel vervalt twintig jaar na oplevering. Die termijnen gaan over de verhouding tussen aannemer en opdrachtgever, maar ze geven een goed beeld van de horizon waarop over gebreken wordt gesproken.

Wie er achter deze werkwijze zit en hoe de artikelen in deze kennisbank tot stand komen, lees je op de auteurspagina bij deze kennisbank.

De koper voorbereiden op het gesprek met de aannemer

Je raming is geen eindpunt maar een startpunt. Schrijf onder het hoofdstuk in twee of drie zinnen wat de koper ermee doet: welke posten hij het eerst laat offreren, welke posten hij pas na aankoop kan laten onderzoeken en welke posten alleen met destructief onderzoek hard te maken zijn.

Zet daar een korte lijst vragen bij die hij aan een aannemer kan stellen. Dat is het verschil tussen een rapport dat gelezen wordt en een rapport dat gebruikt wordt. In de geschetste keuring van een vooroorlogse woning met optrekkend vocht zie je hoe zo'n vervolgadvies eruitziet bij een gebrek waarvan de omvang pas na openbreken duidelijk wordt.

Kijk tot slot kritisch naar het gereedschap waarin je ramingen ontstaan. Wie zijn posten in een los rekenblad bijhoudt, loopt vast op versiebeheer zodra de prijzen wijzigen en op koppeling zodra een bevinding verandert; de vergelijking tussen Word, Excel en keuringssoftware zet die keuze naast elkaar.

Conclusie: laat aan het getal zien waar het vandaan komt

Een kostenraming houdt stand als de lezer kan reconstrueren hoe je eraan komt. Uitgangspunten vooraan, een bandbreedte per post, een termijn per post, een eigen prijzenlijst met een vastgelegd prijspeil en een ondubbelzinnige btw-lijn: veel meer is er niet nodig, en met minder blijft er te veel aan jou hangen.

Met de ramingsmodule van Aankoopkeuring Pro koppel je je eigen prijzenlijst rechtstreeks aan je bevindingen, zodat elke post met bandbreedte, termijn en uitgangspunten in het rapport belandt en de totalen per termijn vanzelf kloppen. Wil je zien hoe dat met jouw eigen posten uitpakt, beschrijf je situatie dan via het contactformulier; je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van een mens.