Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website binnenkomen, is MLJ, de uitgever van Aankoopkeuring Pro. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Vragen over privacy stel je aan Jimenez Julien via jimenezjulien42@gmail.com.

Op deze verwerkingen is de Algemene verordening gegevensbescherming van toepassing, die sinds 25 mei 2018 geldt en in Nederland wordt aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.

Twee rollen: de site en de software

Het is belangrijk om twee situaties uit elkaar te houden, omdat er verschillende regels bij horen.

Deze website. Vraag je een demo aan of stel je een vraag via het formulier, dan bepaalt MLJ zelf wat er met die gegevens gebeurt. MLJ is dan verwerkingsverantwoordelijke. Deze verklaring beschrijft die situatie.

De software zelf. Werk je als keurder met Aankoopkeuring Pro, dan zet jij dossiers over woningen en opdrachtgevers in het systeem. Over die gegevens ga jij, niet wij. Jij bent dan verwerkingsverantwoordelijke en MLJ is verwerker. Daarvoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft, waarin staat wat wij met jouw dossiers mogen doen, welke beveiligingsmaatregelen gelden en hoe wij je helpen bij verzoeken van betrokkenen.

Welke gegevens wij van jou verwerken

Via het contactformulier op deze site verwerken wij alleen wat je zelf invult. Meer velden dan deze zijn er niet.

Wat er in een keuringsdossier staat

Een aankoopkeuring raakt gegevens die met een woning en met mensen te maken hebben. Denk aan het adres van de gekeurde woning, de naam en het e-mailadres van de opdrachtgever, foto's van de binnen- en buitenkant van een huis, aantekeningen over de staat van het pand en de kostenraming die daarbij hoort. Een adres in combinatie met een naam is een persoonsgegeven, en foto's van een woninginterieur kunnen dat ook zijn.

Wij verwerken die dossiergegevens uitsluitend in opdracht van de keurder die met de software werkt, en alleen om de dienst te leveren: opslaan, beschikbaar stellen, rapporten genereren en back-ups maken. Wij verkopen ze niet, wij gebruiken ze niet om te adverteren en wij analyseren ze niet voor eigen doeleinden.

Bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG horen niet in een keuringsdossier thuis. Constateer je bijvoorbeeld iets over de gezondheidssituatie van bewoners, laat dat dan buiten het rapport en buiten het dossier.

Op welke grondslag wij dat doen

• Contactformulier: de verwerking is nodig om op jouw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst. Aanvullend beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te kunnen beantwoorden.
• Klantadministratie en facturen: nodig voor de uitvoering van de overeenkomst en voor het voldoen aan een wettelijke verplichting.
• Dossiers in de software: daarvoor is de keurder de verantwoordelijke. Hij bepaalt de grondslag richting zijn eigen opdrachtgevers; wij verwerken op grond van de verwerkersovereenkomst.
• Beveiliging tegen misbruik: gerechtvaardigd belang om spam, geautomatiseerde aanvallen en onrechtmatig gebruik van de site te weren.

Hoe lang wij gegevens bewaren

• Aanvragen die niet tot een klantrelatie leiden: tot twaalf maanden na het laatste contact, zodat we een vervolgvraag nog in de juiste context kunnen plaatsen. Daarna verwijderen wij het bericht.
• Aanvragen die wel tot een klantrelatie leiden: voor de duur van de overeenkomst en daarna zolang dat nodig is voor de afwikkeling.
• Facturen en boekhouding: zeven jaar, omdat de bewaarplicht voor de administratie zeven jaar bedraagt.
• Dossiers in de software: zolang de keurder ze bewaart. Zegt hij op, dan kan hij alles exporteren; daarna verwijderen wij de gegevens volgens de afspraak in de verwerkersovereenkomst.
• Logbestanden voor beveiliging: kort, en niet langer dan nodig om misbruik te herkennen.

Wie de gegevens verder ziet

De kring is bewust klein. Binnen MLJ werkt Jimenez Julien met de aanvragen. Daarnaast schakelen wij deze partijen in:

• Netlify als verwerker voor de hosting van deze site en de afhandeling van het contactformulier. Het bericht komt eerst daar binnen en wordt vervolgens naar ons doorgezet.
• De aanbieder van onze zakelijke e-mail, omdat het antwoord op je aanvraag per e-mail gaat.
• De hostingpartij van de softwareomgeving, met servers binnen de Europese Unie, voor de opslag van dossiers, foto's en rapporten.

Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG vereist. Wij verkopen geen gegevens en geven ze niet door voor reclamedoeleinden. Alleen als de wet ons daartoe verplicht, verstrekken wij gegevens aan een bevoegde instantie.

Doorgifte buiten de Europese Unie

Dossiers, foto's en rapporten staan op servers binnen de Europese Unie. Voor de website en de formulierafhandeling maken wij gebruik van Netlify, een dienst met een Amerikaanse moedermaatschappij. Voor zover daarbij gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat op basis van de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft, waaronder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wil je weten welke partij op welk moment welke gegevens verwerkt, dan geven wij daar op verzoek uitsluitsel.

Beveiliging en datalekken

Het verkeer met deze site loopt versleuteld. Toegang tot de aanvragen en tot de beheeromgeving is beperkt tot wie die toegang nodig heeft en is beveiligd met sterke inloggegevens en tweefactorauthenticatie. Back-ups zijn versleuteld.

Gaat er ondanks alles iets mis, dan melden wij een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert voor de betrokkenen. Alle lekken houden wij intern bij in een register. Raakt een lek jouw gegevens en is het risico hoog, dan lichten wij je zelf ook in.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage in de gegevens die wij van je hebben, op rectificatie als iets niet klopt, op wissing, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en op bezwaar tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust.

Een verzoek stuur je naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden het binnen een maand. Is het verzoek ingewikkeld of komen er meerdere tegelijk, dan mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; wij laten je dat dan binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee je jezelf identificeert.

Gaat je verzoek over een dossier dat een keurder in onze software heeft aangelegd, dan verwijzen wij je door naar die keurder. Hij is voor dat dossier de verantwoordelijke; wij ondersteunen hem wel bij de afhandeling.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je het niet eens met de manier waarop wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Wij lossen het liever samen op. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de bescherming van persoonsgegevens.

Deze verklaring kan veranderen wanneer de dienst of de regelgeving verandert. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Welke cookies deze site plaatst, lees je in het cookiebeleid; de contractuele afspraken staan in de algemene voorwaarden.